Moduly autoservisního systému Trialexa

Vozidla

Modul Vozidla je jádro evidence aut v autoservise. V Trialexe spojuje technické údaje, VIN, servisní historii, stav tachometru, plánované události a navázané doklady do jednoho přehledného místa. Když se vozidlo vrátí po měsících, servis má okamžitě jasno, co se na něm řešilo a jaké díly či úkony byly použity.

Vozidla evidujete s kompletními údaji a můžete je filtrovat podle EČV, zákazníka, značky, modelu nebo stavu. Upozornění na STK, EK a dálniční známku pomáhají nabízet proaktivní servis a plánovat návštěvy zákazníky. Důležité jsou i záznamy tachometru a synchronizace údajů, které snižují chyby při evidenci.

Ke konkrétnímu autu máte přiřazené zakázky, doklady, servisní protokoly, fotografie a timeline událostí. V praxi to zrychluje diagnostiku, usnadňuje komunikaci a pomáhá při reklamacích, protože máte jasné důkazy o provedené práci.

Zakázky

Modul Zákazky je centrum servisního workflow v Trialexe. Spojuje zákazníka, vozidlo, pracovní úkony, díly, doklady i platby do jednoho toku, takže každá zakázka má jasný stav a srozumitelný průběh. Řeší typický problém servisů, kde se informace ztrácejí mezi příjmem, dílnou a administrativou.

Zakázku můžete poslat zákazníkovi ke schválení e-mailem nebo SMS a systém eviduje otevření i potvrzení. Po odsouhlasení vytvoříte fakturu, zálohu nebo interní doklad jedním kliknutím bez ručního přepisování. Pokud zákazník platí na místě, zakázku uzavřete i přes pokladnu, ale stejně ji můžete uzavřít přes fakturaci nebo interní doklad podle typu případu.

Pracovní úkony spravujete po položkách a ke každé položce přiřadíte konkrétního mechanika. Získáte přesná data o tom, kdo na zakázce pracoval, kolik času strávil a jaký výkon odvedl. Tyto údaje se automaticky promítají do reportů, takže máte přehled o produktivitě a tržbách.

Modul má robustní filtry a přehled stavů, takže okamžitě vidíte, zda je zakázka naplánovaná, v procesu, dokončená nebo uzamčená. Propojení na sklad, vozidla a fakturaci snižuje chybovost a zkracuje zpracování na minimum.

Faktury

Modul Faktury v Trialexe je navržen tak, aby fakturace nevznikala izolovaně. Je přímo propojená se zakázkami, zákazníky, vozidly i skladem, takže doklad vždy vychází z reálně provedené práce a spotřebovaného materiálu. Díky tomu se eliminují chyby při přepisování a faktury mají jasný původ.

Nejdůležitější vlastnost je vytvoření faktury přímo ze zakázky. Systém automaticky přenese pracovní úkony, materiál, slevy i nastavení DPH, přičemž přebírá údaje o zákazníkovi a vozidle. V module nastavujete číselné řady, splatnosti, formy úhrady a bankovní údaje a máte podporu DPH i bez DPH s kontrolou výpočtů na položkách.

Doklad můžete uzamknout, aby se po vystavení neměnil. Úhrady evidujete přímo v doklade a vidíte, zda je faktura uhrazená, částečně uhrazená nebo neuhrazená. Pri větších provozech pomáhají hromadné operace, exporty do účetnictví a odeslání e-mailem přímo ze systému.

Propojení na zákazku dává faktuře důkazní hodnotu, protože vždy dokážete dohledat, z čeho vznikla a co bylo účtováno. Fakturace je díky tomu přesná, rychlá a kontrolovatelná.

Zálohové faktury

Modul Zálohové faktury řeší bezpečnou práci se zálohami v autoservise. Záloha chrání servis při nákladných opravách a objednávání dílů, kde potřebujete část peněz předem. Bez systému se zálohy snadno ztrácejí nebo špatně párují.

V Trialexe je zálohová faktura propojená se zákazníky, zakázkami i skladem, takže vystavení probíhá bez chyb. Správa je prakticky totožná s fakturací, vidíte stav úhrady, sledujete splatnost a počet dní po splatnosti a doklad můžete uzamknout. Zálohu můžete vytisknout do PDF nebo poslat e-mailem přímo ze systému, což usnadňuje komunikaci se zákazníkem.

Interní faktury

Modul Interní faktury slouží k interní evidenci práce a dílů aniž by šlo o daňový doklad. Je klíčový při interních opravách, reklamacích nebo testovacích zásahoch, kde potřebujete přesně znát náklady.

Interní faktury vznikají přímo ze zakázky a přebírají důležité údaje o zákazníkovi, vozidle a položkách. Napojení na sklad zajišťuje správné interní vyskladnění práce i dílů, takže sklad sedí i v situacích, když nevystavujete klasickou fakturu. Doklady můžete uzamknout a archivovat, což usnadňuje kontrolu procesů i manažerské vyhodnocování.

Úhrady

Modul Úhrady dává závazky a splatnosti pod kontrolu. V praxi rieši problém, když jsou platby roztříštěné, dělají se ručně a vznikají chyby vo variabilních symbolech zda IBAN.

Každá úhrada má v systému jasně definované údaje o dodavateli, variabilním symbolu, IBAN, částce, splatnosti i stavu. Systém automaticky vyhodnocuje, co je uhrazené, po splatnosti nebo splatné v nejbližších dnech. Silnou stránkou je QR platební příkaz, pro jednotlivé i hromadné platby můžete vytvořit PDF přehled s QR kódmi, který výrazně zrychluje placení bez přepisování.

Reporty

Modul Reporty mění provozní data na manažerský přehled o výkonu autoservisu. Řeší situaci, když servis sice pracuje, ale nedokáže přesně vyhodnotit, co vydělává a kde ztrácí čas či marži. Díky reportům vidíte reálná čísla a rozhodujete se na základě dat.

V reportech nastavíte období, mechaniky, zákazníky, vozidla nebo typy dokladů. Můžete porovnávat plánovaný čas se skutečně naměřeným, sledovat tržby práce podle mechanika nebo zakázky a vyhodnotit efektivitu práce. Reporty pokrývají ekonomiku servisu, tržby ze zakázek, faktur, interních faktur i pokladny a umožňují filtrovat podle data, mechanika zda vozidla.

Výstupy si zobrazíte v tabulce nebo grafe a exportujete do PDF pro interní porady a rozhodování. Modul není jen o číslech, ale o optimalizaci procesů, pomáhá odhalovat rezervy a nastavovat lepší plánování. Získáte přehled o ziskovosti i o tom, kde servisu uniká výkon.

Pokladna

Modul Pokladna je plnohodnotné řešení fiskalizace pro autoservis. Trialexa je propojená s pokladnami Bowa a FiskalPro a dokáže vytvářet pokladní doklady přímo z běžných servisních procesů.

Pokladní doklad vystavíte z položkového bloku, ze zakázky nebo z úhrady faktury. Podporované jsou různé formy úhrad včetně platby kartou a doklady se automaticky odesílají do fiskálního zařízení. Modul obsahuje i uzávěrky, vklady a výběry hotovosti, intervalové sumarizace a přehlednou historii dokladů, takže máte kontrolu nad hotovostí i účetnictvím.

Dodavatelé

Modul Dodavatelé je centrální registr partnerů, od kterých nakupujete náhradní díly nebo služby. Získáte kompletní identifikační údaje, kontakty, bankovní spojení i interní poznámky na jednom místě.

Největší přidanou hodnotou je propojení dodavatelů se skladovými položkami. U jedné položky můžete evidovat více dodavatelů a jejich katalogová čísla, což zjednodušuje objednávanie a párování dodávek. Tím se snižuje riziko omylů při naskladnení a zvyšuje přesnost při nákupu.

Příjemky

Modul Příjemky slouží k rychlému a přesnému naskladnění zboží do skladu. Řeší situace, když se tovar prijíma chaoticky a není jasné, od koho přišlo, za jakou cenu a s jakou marží. Díky příjemkám máte jasný původ a kontrolu nad nákupem.

V příjemce přijmete díly, přiřadíte dodavatele a zvolíte cílový sklad. Při velkých dodávkách využijete import z CSV, který připraví položky bez ručního přepisování. Jednu příjemku můžete rozdělit do více skladů nebo upravit položky ešte před uložením. Vše zůstává propojeno se skladem i dodavateli, takže původ a cena zboží jsou dohledatelné.

Modul podporuje i výstupy do PDF, což usnadňuje interní kontrolu a archivaci.

Skladové položky

Modul Skladové položky je srdcem skladového hospodářství v Trialexe. Umožňuje evidovat všechny náhradní díly a materiál, sledovat stav zásob, rezervace a dostupnost v reálném čase. Řeší problém, když servis neví, zda díl skutečně má a kde se nachází.

Každá položka má definovanou jednotku, ceny bez DPH i s DPH a vazbu na skladové pohyby, takže vždy můžete, odkud se díl vzal a kam šel. Položky jsou propojené s dodavateli a katalogovými čísly, což usnadňuje objednávání a příjem. Můžete nastavovat marže podle použitia a držet sklad v souladu s realitou.

Díky filtrům a exportům je sklad vhodný i na interní kontroly a reporting, zejména když potrebujete vyhodnotit pohyby zda stav zásob. Výsledkem je přesný přehled o dostupnosti a ziskovosti skladových položek.

Objednávky zboží

Modul Objednávky zboží přináší pořádek do nákupu dílů a materiálu. Řeší problém, když objednávky vznikají neformálně bez historie a kontroly termínů. Díky systému máte jasný přehled o tom, co je objednáno a kdy to má přijít.

Vytvoříte objednávku pro vybraného dodavatele a systém automaticky předvyplní skladové položky podle dodavatele. Zároveň může nabídnout položky pod minimálním stavem skladu, čímž předchází výpadkům. Sledujete stav objednávky, plánovaný termín dodání a po doručení přejdete přímo na příjemku. Historie objednávek je dostupná pro kontrolu i plánování dalších nákupů.

Sklad pneumatik

Modul Sklad pneumatik je systém pro evidenci a správu sezónních pneumatik zákazníky. Umožňuje evidovat sklady, boxy a jejich kapacitu, sledovat obsazenost a mít přesná čísla o tom, kolik pneumatik je uloženo a kde se nacházejí.

U každé sady evidujete majitele, značku, rozměr, dezén, sezónu a termíny uložení. Vytváříte skladové lokace a boxy s definovanou kapacitou a pneumatiky do nich můžete přiřadit nebo přesunout bez ztráty historie. Ve špičce sezóny pomáhá vyhledávání podle značky zda vlastníka, takže výdej je rychlý a bez omylů.

Pracovní kalendář

Modul Pracovní kalendář je hlavní agenda servisu. Každý zaměstnanec vidí primárně svou naplánovanou práci, takže má jasný přehled, co ho čeká a kdy.

Při vytváření události můžete označit, že jde o událost pro celou firmu. Takové události vidí všichni a důležité informace se neztrácejí. Kalendář je propojený se zakázkami, vozidly a zvedáky, takže plánování je jednotné a nevznikají duplicity. Díky kategoriím událostí a různým pohledům si každý najde styl práce, který mu vyhovuje.

Zvedáky

Modul Zvedáky slouží k přesnému plánování práce na konkrétní dílenská pracoviště. Když máte více zvedáků, nestačí obecný kalendář a potřebujete vidět reálnou obsazenost.

Události plánujete přímo na konkrétní zvedák a v denním zda měsíčním přehledu vidíte dostupnost. Události se automaticky zobrazují i v pracovnom kalendáři, takže máte detailní i celkový pohled. Modul zahrnuje správu zvedáků a servisních termínů a umožňuje poslat servisní požadavek při poruše.

Zaměstnanci

Modul Zaměstnanci řeší kompletní správu týmu v autoservise. Ke každému zaměstnanci vytvoříte účet, nastavíte kontaktní údaje, roli a oprávnění.

Systém zajistí, že zaměstnanec vidí v menu jen to, na co má právo. To snižuje chybovost, chrání know-how a usnadňuje orientaci v systému. Práva můžete nastavit po modulech i podmodulech a určit, kdo může jen číst a kdo upravovat. Onboarding je díky tomu rychlý a bezpečný i při větším týmu.

Rezervace

Modul Rezervace umožňuje autoservisu získávat poptávky a rezervace přímo z webu bez externích nástrojů. V Trialexe si vytvoříte kontaktní nebo rezervační formulář a systém automaticky vygeneruje iframe, které vložíte na web.

Zákazník vyplní formulář přímo na vaší stránce a požadavek se okamžitě zobrazí v systému. Každou novou poptávku můžete zpracovat a přiřadit ke stávajícímu zákazníkovi, přičemž ji systém dokáže automaticky spárovat. Díky tomu máte kompletní historii na jednom místě a rychleji reagujete.

Modul je vhodný pro kontaktní i rezervační formuláře a výrazně zlepšuje plánování práce, protože požadavky nezůstávají bez odpovědi.